Son Güncelleme: [●]
Yürürlük Tarihi: [●]
1. VERİ SORUMLUSU
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu:
Unvan: [ŞİRKET UNVANI]
MERSİS No: [●]
Vergi No: [●]
Adres: [●]
E-posta: [●]
Web Sitesi: [●]
bundan sonra “USULESAS” olarak anılacaktır.
2. AYDINLATMA METNİNİN AMACI
Bu Aydınlatma Metni, USULESAS web sitesi, SaaS Platformu, kullanıcı hesapları, destek hizmetleri, iletişim kanalları ve ilgili dijital hizmetler kapsamında kişisel verilerin işlenmesine ilişkin olarak ilgili kişilerin bilgilendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu metin bir açık rıza metni değildir.
Kişisel verilerin işlenmesinin açık rızaya tabi olduğu durumlarda açık rıza ayrıca alınır.
3. İŞLENEBİLECEK KİŞİSEL VERİLER
USULESAS'ın kullanım biçimine göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:
3.1. Kimlik Bilgileri
- Ad
- Soyad
- Kullanıcı adı
- Kurumsal kullanıcı bilgileri
- Hesap bilgileri
3.2. İletişim Bilgileri
- E-posta adresi
- Telefon numarası
- Kurumsal iletişim bilgileri
3.3. Hesap ve İşlem Bilgileri
- Hesap oluşturma bilgileri
- Kullanıcı rolü
- Yetkilendirme bilgileri
- Platform kullanım kayıtları
- Abonelik bilgileri
- İşlem geçmişi
3.4. İşlem Güvenliği Bilgileri
- IP adresi
- Oturum bilgileri
- Giriş ve çıkış kayıtları
- İşlem logları
- Güvenlik kayıtları
- Cihaz ve tarayıcı bilgileri
- Hata kayıtları
3.5. Kullanıcının Platforma Yüklediği Veriler
USULESAS'ın temel SaaS hizmetinin niteliği gereği kullanıcılar Platforma belge ve doküman yükleyebilir.
Bu belgelerin içerisinde üçüncü kişilere ait;
- kimlik bilgileri,
- iletişim bilgileri,
- hukuki bilgiler,
- finansal bilgiler,
- sağlık bilgileri,
- ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler,
- özel nitelikli kişisel veriler,
- ticari sırlar,
- mesleki sırlar
bulunabilir.
Bu tür veriler, USULESAS tarafından kullanıcının Platforma yüklediği içerik kapsamında teknik hizmetin sunulması amacıyla işlenebilir.
4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Kişisel veriler;
- Kullanıcı hesabının oluşturulması,
- Kullanıcının kimlik doğrulamasının yapılması,
- SaaS hizmetinin sunulması,
- Kullanıcı yetkilerinin yönetilmesi,
- Belge yükleme ve saklama hizmetinin sağlanması,
- Belgelerin işlenmesi,
- Yapay zekâ analizlerinin gerçekleştirilmesi,
- Yapay zekâ analiz sonuçlarının oluşturulması,
- Süreç destek sisteminin çalıştırılması,
- Teknik destek sağlanması,
- Bilgi güvenliğinin sağlanması,
- Yetkisiz erişimlerin önlenmesi,
- Sistem performansının izlenmesi,
- Hata ve arızaların tespit edilmesi,
- Hizmet sürekliliğinin sağlanması,
- Yedekleme faaliyetlerinin yürütülmesi,
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
- Sözleşme ilişkisinin kurulması ve yürütülmesi,
- Finansal ve muhasebesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi
amaçlarıyla işlenebilir.
5. YAPAY ZEKÂ İLE BELGE İŞLEME
USULESAS bir yapay zekâ destekli SaaS hizmetidir.
Kullanıcı tarafından Platforma yüklenen belgeler, Platformun sunduğu analiz hizmetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla sunucu tarafında işlenebilir.
Belge;
- bir bütün olarak,
- belge içindeki belirli bölümler,
- metinler,
- tablolar,
- tarih bilgileri,
- taraf bilgileri,
- belge ilişkileri,
- diğer belge içi veriler
üzerinden analiz edilebilir.
6. YAPAY ZEKÂ ANALİZİNİN GERÇEKLEŞTİRİLDİĞİ ALTYAPI
Yapay zekâ analizleri USULESAS sunucu altyapısında bulunan yapay zekâ analiz terminalleri üzerinden gerçekleştirilir.
Belgeler, analiz işleminin gerçekleştirilebilmesi için ilgili sunucu işlem alanlarına aktarılabilir.
7. VERİLERİN TÜRKİYE'DE SAKLANMASI
USULESAS tarafından Platforma yüklenen belgelerin ana saklama altyapısı Türkiye'de bulunan sunuculardır.
Belgeler, müşteri/hukuk bürosu bazında oluşturulan izole veri alanlarında saklanır.
İzolasyon; kullanıcıların birbirlerinin verilerine erişmesini önlemeye yönelik teknik ve erişim kontrol mekanizmalarını ifade eder.
8. VERİLERİN DİĞER MÜŞTERİLERDEN AYRILMASI
Bir kullanıcı veya hukuk bürosuna ait belge ve veriler, başka bir müşterinin hesabına açık değildir.
Kullanıcı verileri, teknik erişim yetkileri ve veri izolasyonu mekanizmaları çerçevesinde işlenir.
Bir müşterinin belgeleri başka bir müşterinin AI analizine veri olarak sunulmaz.
9. AI ANALİZLERİNİN GENEL MODEL EĞİTİMİNDE KULLANILMASI
Kullanıcı tarafından Platforma yüklenen hukuk dosyaları ve belgeler, ayrıca açıkça kararlaştırılmadığı sürece genel amaçlı yapay zekâ model eğitimi amacıyla kullanılmaz.
USULESAS'ın hizmet sunmak amacıyla belgeyi AI sistemi üzerinden işlemesi ile bu verinin genel amaçlı model eğitimi için kullanılması birbirinden farklı faaliyetlerdir.
10. ANALİZ KUYRUĞU VE FIFO
Yapay zekâ analizleri sistem kaynaklarının kontrollü kullanılması ve analizlerin birbirinden izole şekilde yürütülmesi amacıyla kuyruğa alınabilir.
Analiz talepleri FIFO (First In – First Out / İlk Giren İlk İşlenir) sıralamasıyla işlenebilir.
Analizlerin birbirine karışmasını önlemek amacıyla analizler sınırsız şekilde paralel veya çoklu port üzerinden çalıştırılmak zorunda değildir.
Bu nedenle yoğun kullanım saatlerinde analiz başlama süresi uzayabilir.
USULESAS, yoğun saatler için belirli bir analiz başlama süresi garanti etmez.
11. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ
Kişisel veriler;
- web sitesi,
- kullanıcı hesabı,
- SaaS Platformu,
- elektronik formlar,
- e-posta,
- teknik destek kanalları,
- Platforma yüklenen belgeler,
- otomatik sistem kayıtları,
- çerezler ve benzeri teknolojiler
aracılığıyla elektronik ortamda toplanabilir.
12. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNİN HUKUKİ SEBEPLERİ
Kişisel veriler, işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan şartlardan uygun olanlara dayanılarak işlenebilir.
Bunlar somut işleme faaliyetine göre;
- sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması,
- veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
- bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
- veri sorumlusunun meşru menfaati,
- kanunlarda açıkça öngörülmesi,
- açık rıza
gibi hukuki sebepler olabilir.
Özel nitelikli kişisel veriler bakımından KVKK'nın 6. maddesinde yer alan şartlar ayrıca değerlendirilir.
13. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI
Kişisel veriler, hizmetin yürütülmesi amacıyla;
- yetkili çalışanlara,
- teknik hizmet sağlayıcılara,
- barındırma ve altyapı hizmet sağlayıcılarına,
- bilgi güvenliği hizmet sağlayıcılarına,
- muhasebe ve finans hizmet sağlayıcılarına,
- hukuk ve danışmanlık hizmet sağlayıcılarına,
- yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına
mevzuata uygun şekilde aktarılabilir.
Aktarım yalnızca ilgili işleme amacı ve hukuki şartlar çerçevesinde gerçekleştirilir.
14. YURT DIŞINA AKTARIM
USULESAS'ın ana belge saklama altyapısı Türkiye'de bulunmaktadır.
Platformun mevcut teknik mimarisi kapsamında belgelerin ana saklama alanı Türkiye'deki sunuculardır.
Teknik mimaride yurt dışına aktarımı gerektiren yeni bir hizmet, altyapı veya tedarikçi kullanılması halinde ilgili aktarım KVKK'nın yurt dışına veri aktarımına ilişkin yürürlükteki hükümleri kapsamında ayrıca değerlendirilir.
15. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRESİ
Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen saklama süreleri dikkate alınarak saklanır.
Hizmetin sona ermesi veya silme talebi sonrasında aktif sistemlerdeki verilerin silinmesi uygulanabilir.
Teknik yedekleme sistemlerinde bulunan verilerin silinmesi, ilgili yedekleme sisteminin yaşam döngüsüne tabi olabilir.
16. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI
KVKK'nın 11. maddesi kapsamında ilgili kişiler;
- kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK'nın şartları kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- yapılan düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi sonucunda kişinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahiptir.
17. BAŞVURU
KVKK kapsamındaki başvurular aşağıdaki iletişim kanallarından yapılabilir:
Veri Sorumlusu: [ŞİRKET UNVANI]
Adres: [●]
E-posta: [●]
KEP: [●]
Başvurular ilgili mevzuatta öngörülen usul ve esaslar çerçevesinde değerlendirilir.
18. GÜNCELLEME
USULESAS, teknik altyapı, mevzuat veya hizmet yapısındaki değişiklikler nedeniyle bu Aydınlatma Metnini güncelleyebilir.
Güncel metin Platformda yayımlanır.
Son Güncelleme: [●]